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Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

CERATIZIT Deutschland GmbH
Daimlerstraße 70 
87437 Kempten
Deutschland

CERATIZIT Business Services GmbH
Daimlerstraße 70
87437 Kempten
Deutschland

Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Ihre Daten werden nur bei Vorliegen folgender gesetzlichen Erlaubnistatbestände verarbeitet:

  • zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen oder im Bezug auf vorvertragliche Tätigkeiten
  • bei Vorliegen Ihrer Einwilligung
  • aufgrund unserer berechtigten Interessen

Wir verwenden Ihre Daten zur Beantwortung von Anfragen, Bestellungen oder Kontaktaufnahme und Kommunikation zum jeweiligen Anliegen.

Wir speichern Ihre Daten in SAP, im CRM, E-Mail-Programm oder sonstigen internen Verwaltungsprogrammen. Wenn Sie sich angemeldet haben speichern wir Ihre Daten auch in unserem Newslettersystem und in unserem Webshopsystem.

Der Zugriff auf Ihre Daten sind durch ein Rechte- und Rollenkonzept entsprechend definiert.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Speicherdauer, bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer
Wir bewahren Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten nur so lange auf, um die vorgenannten Zwecke zu erfüllen oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen festlegen. Beispielsweise kann sich die Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten aus § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) herleiten. Hier wird von jedem Kaufmann gefordert, Handelsbücher für die Dauer von 10 Jahren, sowie Handelsbriefe (auch vertragsrelevante E-Mails) für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, bzw. der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

Entfällt der jeweilige Zweck bzw. nach Ablauf der entsprechenden Fristen, werden Ihre Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht.

Hierfür haben wir ein unternehmensinternes Konzept erstellt, um dieses Vorgehen sicherzustellen.

Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

An folgende Dienstleister geben wir Ihre Daten zum jeweils beschriebenen Zweck weiter:

  • Episerver – Newsletter
  • Hybris Webshop – Onlineshop

Falls Sie eines unserer freiwilligen Weiterbildungsangebote nutzen
Ihre Daten werden im Zuge von unseren Weiterbildungsangeboten nur verarbeitet, wenn von Ihrer Seite eine Interessensbekundung für eine von der CERATIZIT Deutschland GmbH angebotene Weiterbildung vorliegt. Zur Teilnahme an einer unserer Weiterbildungsmöglichkeiten ist eine aktive Anfrage an uns notwendig. Aufgrund Ihrer Anfrage oder Kontaktaufnahme diesbezüglich treten wir mit Ihnen in Verbindung und verarbeiten Ihre Daten im Folgenden.

Wir bieten unsere Weiterbildungsangebote an, um Neu-Kunden zu gewinnen, bestehende Kundenbeziehungen zu fördern und zu stärken sowie zur Unterstützung beim Einsatz unserer Produkte. Entsprechend verarbeiten wir die Daten basierend auf Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO, berechtigtes Interesse, sowie ggf. auch im Zuge von bestehenden Vertragsverhältnissen, Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO. Bei Nutzung unserer freiwilligen Weiterbildungsangebote gehen wir davon aus, dass die Teilnahme und die damit verbundene Verarbeitung der Daten auch im Interesse der jeweiligen Person liegt.

Je nachdem für welche Art der Durchführung unserer angebotenen Weiterbildung/en oder Schulung/en Sie sich entscheiden, verwenden wir Ihre Daten wie folgt:

  • Webinare (Beispielsweise DiMaP)

Die Verarbeitung erfolgt zu den Zwecken der Organisation, Planung und Durchführung von Webinaren mit dem Ziel der Vertiefung und Erklärung der Produkte als Serviceleistung für Kunden sowie zur Neukundengenerierung.

Die von Ihnen übermittelten Daten Firma, Land, Bundesland, Stadt, Vor- und Nachname, Berufsbezeichnung, Telefonnummer sowie Ihre E-Mail-Adresse werden für die interne Organisation und Betreuung an den/die jeweilige/n Ansprechpartner*in zur Interessenten- und Kundenbetreuung zugewiesen. Die notwendigen Daten Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse werden zusätzlich im Zuge der Einladung und Durchführung in das genutzte Web-tool Skype oder Teams eingespielt. Eine anonyme Teilnahme ist aufgrund der Sicherstellung der Berechtigung zur Teilnahme, die unseren Kunden sowie Interessenten vorbehalten ist, leider nicht möglich.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt an Microsoft im Zuge der Nutzung der Web-Meeting-Tools Teams oder Skype.

Gegebenenfalls werden Webinare zum Zweck des wiederholten Abrufens und Anhörens aufgezeichnet. Dazu gibt der jeweilige Vortragende vor der Aufnahme gesonderte Informationen und holt wo nötig gesondert eine Einwilligung aller Teilnehmer ein.

Nach dem durchgeführten Webinar nutzen wir die Kontaktdaten, um weiterführende Informationen zu versenden sowie einen Link zu einem freiwilligen Fragebogen für Feedback zur Verbesserung unseres Serviceangebotes an Webinaren. Eine Teilnahme zum Feedback ist absolut freiwillig und erfolgt anonym über die Software LimeSurvey. Weiterführende Informationen finden Sie entsprechend auf der Startseite vor der Umfrage (oder: finden Sie hier), zu der Sie den Link erhalten.

Speicherdauer: Daten zur Organisation der Teilnahme an Webinaren werden von uns nach durchgeführter Schulung und Zusendung des Feedback-links direkt gelöscht, Kontaktdaten von Interessenten oder Neu-Kontakten werden gemäß den obenstehenden Informationen in unserem CRM gepflegt. Zudem können ggf. Verbindungs- oder Log-Daten weiterhin im System verbleiben.

  • Vor-Ort-Schulungen

Bei der Teilnahme an Vor-Ort-Schulungen werden Teilnehmerdaten zum Zweck der Organisation und Durchführung notwendig, wir benötigen entsprechend Vor- und Nachnamen sowie den Unternehmensnamen. Zudem werden die Informationen zur Interessenten- oder Kundenbetreuung an den jeweiligen Ansprechpartner/Kundenbetreuer weitergegeben.

Sofern wir für Sie Hotelbuchungen vornehmen sollen, geben wir Ihre Daten an das jeweilige Hotel weiter.

Speicherdauer: Bei Vor-Ort-Schulungen müssen Teilnehmerlisten für Abrechnungen und aufgrund von gesetzlichen Nachweispflichten aufbewahrt werden.

Zur Organisation und Kontaktaufnahme können Ihre Daten ebenfalls in unserem E-Mail-Programm und CRM verarbeitet werden. Dort werden sie so lange gespeichert, wie sie für die vorgenannten Zwecke notwendig sind oder aufgrund von Aufbewahrungspflichten.

Sofern Aufzeichnungen, Fotos o.ä. gemacht werden sollten, wird vor der Aufnahme darüber informiert und eine separate Einwilligung aller Teilnehmer*innen eingeholt. Entsprechend werden Sie bei Relevanz gesondert informiert.

Zugriff auf die Daten zur Durchführung der Schulungsinitiative hat die CERATIZIT Deutschland GmbH als Verantwortliche, sowie die jeweils durchführenden Referenten.

  • Online-Schulungen

Für die Teilnahme an Online-Schulungen verarbeiten wir Ihre Daten zur Organisation und Durchführung in unserem Schulungssystem SAP SuccessFactors. Zudem werden die Informationen zur Interessenten- oder Kundenbetreuung an den jeweiligen Ansprechpartner/Kundenbetreuer weitergegeben.

Grundsätzlich werden für die Schulung nur Vor- und Nachname sowie die Mailadresse im Schulungssystem angelegt, um eine Schulung zuzuordnen. Eine Auswertung ist nur hinsichtlich „bestanden“ oder „noch nicht bestanden“ möglich.

Speicherdauer: Daten für die digitale Teilnahme im Schulungstool werden in regelmäßigen Abständen gelöscht. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Ihren Account jederzeit selbst zu löschen.

Widerrufsmöglichkeit
Wenn die Verarbeitung aufgrund ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an info.deutschland@ceratizit.com zu senden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Ihren Widerruf schriftlich auf postalischem Weg an folgende Adresse CERATIZIT Deutschland GmbH, Daimlerstraße 70, 87437 Kempten zu richten bzw. telefonisch unter der Rufnummer +49 831 57010-0 diesbezüglich mit uns Kontakt aufzunehmen.

Hinweis auf die jeweiligen Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00
E-Mail: qualitaetsmanagement@ceratizit.com

Hinweis auf Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland
Telefon: +49 981 53-1300
Telefax: +49 981 53-981300

Das Beschwerdeformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html